Бухучет может оставаться максимально качественным при минимальных затратах на бухгалтерский отдел. Предлагаем топ-10 рекомендаций для бизнеса и бухгалтеров, чтобы оптимизировать процесс сбора и обобщения столь важной для компаний Казахстана информации, добиться исключения ошибок в расчетах и проводках, и снижения цен на покупку и обслуживание необходимого программного обеспечения.
Что входит в бюджет бухучета
Чтобы понять, куда расходуется бюджет и что именно оптимизировать, нужно просчитать каждую статью расходов за определенный период времени.
Как правило, основной список бухгалтерских затрат составляют:
- закупка программ, оборудования (в том числе регулярное обновление и обслуживание);
- покупка офисной техники, расходных материалов и канцелярии;
- зарплата сотрудников отдела, отчисления в соцфонды;
- содержание рабочих мест;
- штрафы и пени, если в работе бухгалтеров возникают ошибки;
- упущенная выгода;
- оплата курсов повышения квалификации;
- содержание архива;
- консультации и получение справочной информации.
Некоторые затраты кажутся незначительными. Например, канцелярские принадлежности или обновление софта, но если взять оплату за год, то сумма получается немаленькая. Выходит, что есть «узкие» места, которые важно настроить и сделать эффективнее, найдя обдуманное решение.
Мы нашли 10 способов оптимизировать бухгалтерию. Они прошли проверку практикой и доказали свою эффективность. Все методы экономии мы разделили на три большие группы:
- I – меры, требующие небольших (минимальных) вложений, но максимального внимания и временных затрат;
- II – меры средней степени сложности, нужны усилия и вложения;
- III – кардинальные меры, когда меняется практически все.
В каждой из этих групп несколько направлений для изменений и инновационного ведения бухучета, давайте подробнее разберемся с каждым.
Первая группа
Меры, которые проще всего внедрить, но долго развивать.
Аттестация, тестирования, контроль работников
Не самые «удобные» и «комфортные» нововведения для персонала, но зато они приносят свои плоды. Срезы и проверка знаний позволяют минимизировать последствия человеческого фактора и решить проблему штрафов, упущенной выгоды, просрочек оплаты и других ошибок работников.
Чаще всего такие ошибки возникают от нехватки опыта или по невнимательности. На количество негативных последствий также влияет непрофессионализм или низкая квалификация бухгалтера или его помощников.
Хотелось бы отдельно выделить снижение сумм упущенной выгоды при внедрении срезов, например или повышения уровня знаний. Руководство предприятия может и не догадываться о том, что налоговая система фирмы полностью не соответствует ее деятельности и что есть более выгодный вариант минимизации налоговых платежей, предусмотренный законодательством. Это должен знать и использовать начальник бухотдела.
Что конкретно сделать:
- разработайте грамотные договоры для отдела учета, где будет прописана вся их ответственность;
- проводите аттестацию работников;
- введите контроль работы – обратитесь к аудиторам, чтобы специалисты, например, раз в год, проводили анализ качества учетных операций в целом.
Переходите в онлайн хранилище данных и облачную 1С
Если у вас установлено ПО 1С на стационарном компьютере, то вы каждый месяц выделяете средства для оплаты обслуживания программ сисадмином, содержание серверов, обновления и пр. Это внушительные суммы.
Чтобы сэкономить около 70% денежных средств, стоит начать пользоваться online сервисом. Платить за облачную бухгалтерию приходится меньше, а преимуществ от работы с ней получаете больше:
- высокий уровень безопасности сведений и информации;
- доступ с любого девайса (телефон, компьютер, планшет) через удаленный рабочий стол или приложение с помощью интернета;
- автоматическое обновление, резервное копирование, SSL-шифрование;
- неограниченное дисковое пространство для хранения информации;
- круглосуточная техподдержка.
Обеспечение бесплатного доступа к изменениям законодательства
В бухгалтерской сфере очень важно быть в курсе актуальных нормативных актов, нововведений, которые происходят в законах Казахстана. Вводимые поправки нередко становятся инструментом для более эффективной экономической деятельности.
Как правило, важные новости в сфере бухгалтерии отслеживаются только с помощью платной подписки, покупки профильной литературы или профессиональных программных решений.
Все ли платное? Конечно, нет. Каждое государственное ведомство имеет аккаунты в соцсетях, пресс-службу или официальный сайт, где оно обязано информировать граждан о вводимых поправках в законы.
Стоит один раз промониторить источники, подписаться на уведомления или новости, сделать закладки в браузере и не больше не платить.
Организация рабочего процесса
Что делает бухгалтер большую часть времени на работе? Нет, он не составляет проводки, отчетности и не занимается оптимизацией налогов. Он решает проблемы с ПО 1С, ждет информацию от коллег, обучает сотрудников, исправляет ошибки. Плюс ко всему рабочее время «съедают» совещания и планерки.
Стоит поменять трудовой режим отделу, организовать все так, чтобы люди концентрировались на стратегических задачах. Что это даст:
- снизится процент неточностей;
- оптимизируются расходы;
- сотрудники будут более сосредоточены.
Изучайте новые методы экономии
Предприниматель тоже должен разбираться в вопросах экономии, оптимизации налоговых выплат, обязательных сборов и пр. Поэтому стоит изучить данную тематику самостоятельно.
Например, попросите опытного в бухгалтерии консультанта провести анализ и дать рекомендации. Обратитесь в аутсортинговую компанию, чтобы специалист со стороны оценил деятельность вашего бухотдела, определил цели, задачи и показал, как экономить на налогах.
Вторая группа
Если приложить немного усилий, то результаты не заставят себя долго ждать.
Электронный документооборот (ЭДО)
Применение в жизни фирмы электронного документооборота не только позволит сократить расходы на канцелярию и оргтехнику, но и повысит функциональность.
Онлайн-инструменты и облачное программное обеспечение упросить и расширить границы бухучета:
- в облаке можно работать с любыми документами;
- быстро и просто отправлять отчеты. Создавать прайс-листы;
- отправлять документы контрагентам, персоналу и т. д.
Сегодня с помощью различных облачных сервисов (Отчетность, Сверка, Управление торговлей, ДиректБанк) легко организовать удобную онлайн-систему документооборота.
Услуги аутсорсинга выручают
Бухгалтерский учет на аутсорсинге – это квалифицированные специалисты, которые несут ответственность за свою деятельность. У аутсорсинговых компаний в штате опытные сотрудники.
Если в организации есть главбух, которому вы доверяете, оставляйте его, а на аутсорсинг отдать либо повседневные задачи, либо сверх важные. Например, такие, как предстоящая налоговая проверка, годовая отчетность и т. д.
Бухгалтерский учет под наблюдением
Если у вас средний или малый бизнес, в штате только главбух, а отдавать его задачи сторонним специалистам не хочется, найдите опытного в бухучете человека, который бы раз в 3 месяца или чаще мониторил выполненные задачи и консультировал бы вас.
Его комментарии были бы полезны фирме, а своевременное исправление недочетов со временем привело бы к их минимизации. Ваш главбух «подтянулся» бы до нужного уровня.
Третья группа
Если проблемы растут как снежный ком, и затраты в бухсфере необоснованные, действовать нужно срочно и точно.
Смена отдела
Реорганизация бухотдела и его перевод на удаленную работу – вариант для тех, кто не хочет увольнять работников. Это решит ряд проблем. Вам придется установить облачную версию 1С, а, значит, расходы на ПО уменьшатся в разы. Вам не придется оборудовать рабочие места и арендовать большой офис. Удаленным сотрудникам нужно лишь организовать интернет-связь и т.п. Расходы на интернет окупаются очень быстро.
Если вы не против обновления штата, то и новых специалистов тоже можно сразу «посадить» дома и предложить меньшую заработную плату, нежели тем, кто работает в офисе.
Отдайте бухучет профессионалам
Все, что требуется в этом случае, это найти ответственную фирму. Возможно, у вас есть знакомые предприниматели, которые уже пользуются такими услугами и могут рекомендовать аутсорсинг.
Чтобы подобрать фирму, просмотрите отзывы, узнайте о гарантиях, которая дает компания. Выясните, сколько времени она на рынке, кто в штате, насколько опытные работники в бухсфере.
При таком взаимодействии руководство компаний оплачивает только сами услуги бухгалтера. Для многих бизнесменов это, действительно, выход из сложной экономической ситуации и большая экономия.
Автор статьи: Руслан Пелых, руководитель группы сопровождения.
Имеет сертификат «1С:Профессионал».
